Leitfaden „Studieren an der KUG“

Umgesetzte Maßnahme

Ziele

Ausgangslage: Für Studieninteressierte und Studierende relevante Informationen waren verteilt auf der Homepage der KUG und in Broschüren zu finden, teilweise auch gar nicht vorhanden. Enormer Aufwand für Mitarbeiter/innen durch Information für Studierende, aber auch für Studierende bei der Informationsbeschaffung. Bestehende Print-Broschüren verursachten Aufwand und Kosten, in Printform auch rasch „out-of-date“, Nutzen teilweise eher fraglich. §66 Abs. 3 UG02 wurde nicht erfüllt.
Ziele: Aktuelle und für alle Interessierten zugängliche Informationen sind vorhanden. Der Informationsaufwand für die Mitarbeiter/innen ist geringer. Bisherige Print?Broschüren werden abgelöst. Informationen sind an einer Stelle gebündelt. §66 Abs. 3 UG02 wird umgesetzt.

Beschreibung

An der KUG wurde ein online-Leitfaden „Studieren an der KUG“ („How to study at KUG“) eingerichtet: http://studieren.kug.ac.at bzw. http://study.kug.ac.at. Damit werden seit dem Wintersemester 2011/12 Studieninteressierten und Studierenden alle wichtigen Informationen zum Studium und rund um das Studieren an der KUG übersichtlich angeboten. Der Leitfaden ist in fünf Abschnitte gegliedert: Der Abschnitt "Vor dem Studium" richtet sich vor allem an Studieninteressierte und Studienwerber/innen. Der Abschnitt "Beginn des Studiums" richtet sich vor allem an Studienanfänger/innen. Der Abschnitt "Während des Studiums" richtet sich vor allem an Studierende an der KUG. Der Abschnitt "Ende des Studiums" richtet sich vor allem an Studierende kurz vor ihrem Studienabschluss. Der Abschnitt "Nach dem Studium" richtet sich vor allem an AbsolventInnen. Die Nutzer/innen des Leitfadens finden zielgerichtet genau jene Informationen, die sie in ihrer jeweiligen Situation benötigen, mit größtmöglicher Aktualität. Die Informationen wurden in Frage-Antwort-Form implementiert, um die Nutzer/innen bei ihren Anliegen abzuholen und ihnen die entsprechenden Hinweise kurz und prägnant geben zu können. Der Leitfaden wird laufend aktualisiert und bei Bedarf werden weitere Inhalte ergänzt.

An der KUG wurde ein online-Leitfaden „Studieren an der KUG“ („How to study at KUG“) eingerichtet: http://studieren.kug.ac.at bzw. http://study.kug.ac.at. Damit werden seit dem Wintersemester 2011/12 Studieninteressierten und Studierenden alle wichtigen Informationen zum Studium und rund um das Studieren an der KUG übersichtlich angeboten.
Der Leitfaden gliedert sich nach den Phasen „Vor dem Studium“, „Beginn des Studiums“, „Während des Studiums“, „Ende des Studiums“ und „Nach dem Studium“ in fünf Abschnitte:
- Der Abschnitt "Vor dem Studium" richtet sich vor allem an Studieninteressierte und Studienwerber/innen. Sie finden hier Informationen über das Studienangebot an der KUG, die KUG und ihre Standorte, das Zulassungsverfahren sowie Zulassungsvoraussetzungen für ausländische Studierende, die Kosten und Relevantes für Gaststudierende und ausländische Studierende.
- Der Abschnitt "Beginn des Studiums" richtet sich vor allem an Studienanfänger/innen. Sie finden hier Informationen zur Immatrikulation/Erstzulassung, Wohnmöglichkeiten in Graz, ihren email-Zugang sowie das Campusmanagementsystem KUGonline, die Einteilung des Studienjahres, wichtige Begriffe im Studium und ähnliches.
- Der Abschnitt "Während des Studiums" richtet sich vor allem an Studierende an der KUG. Sie finden hier Informationen zu den Orchesterlehrveranstaltungen an der KUG, Auslandsaufenthalten, Studieren & Arbeiten, Unterstützungsangeboten, wissenschaftlichen/künstlerischen Arbeiten und vielem mehr.
- Der Abschnitt "Ende des Studiums" richtet sich vor allem an Studierende kurz vor ihrem Studienabschluss. Sie finden hier derzeit Informationen zu den Anmeldeformularen und dazu, was nach der Prüfung zu tun ist. In diesem Abschnitt werden derzeit noch laufend Inhalte ergänzt.
- Der Abschnitt "Nach dem Studium" richtet sich vor allem an AbsolventInnen. Sie finden hier Informationen zum Weiterstudieren an der KUG, zu unterstützenden Angeboten für die Job-Suche und zu Kontaktmöglichkeiten zur KUG auch nach dem Studium.
Die Nutzer/innen des Leitfadens finden damit zielgerichtet genau jene Informationen, die sie in ihrer jeweiligen Phase benötigen. Um die Nutzer/innen bestmöglich in ihrer Situation und bei ihrem Informationsbedarf „abzuholen“, wurde der gesamte Leitfaden in Frage-Antwort-Form umgesetzt, d.h. es wird eine potenzielle Frage der Nutzer/innen vorangestellt und dazu möglichst kurz und prägnant die Antwort gegeben. Informationen für Studieninteressierte und Studienanfänger/innen werden vollständig in deutscher und englischer Sprache angeboten. Für alle weiteren Informationen wurde aus mehreren Gründen festgelegt, dass sie ausschließlich in deutscher Sprache dargestellt werden sollen.
Die Umsetzung als online-Leitfaden ermöglicht immer aktuell zu sein (im Gegensatz zu Print-Informationen) und die Nutzung bestehender Informationen durch Verlinkung auf interne und externe Quellen, sie ist kostengünstig (im Vergleich zu Print-Informationen) sowie kostensparend (durch Verringerung von Anfrage-/Bearbeitungsaufwand aller Beteiligten).

In die Konzeption wurden verschiedene Gruppen eingebunden, um sowohl den Bedarf an zu kommunizierender Information als auch den potenziellen Bedarf an zu erhaltender Informationen abzudecken. Dementsprechend waren die ÖH an der KUG, verschiedene administrative Einheiten, Lehrende und Funktionärinnen/Funktionäre (z.B. Studiendekan) eingebunden. Für Projektleitung und Umsetzung war die Dienstleistungsrichtung Studiencenter der KUG verantwortlich, auch die laufende Aktualisierung und gegebenenfalls Erweiterung erfolgt durch das Studiencenter.

Mehrwert

Viele wichtige Informationen zum und rund um das Studium werden online übersichtlich – gegliedert in die fünf Phasen „Vor dem Studium“, „Beginn des Studiums“, „Während des Studiums“, „Ende des Studiums“ und „Nach dem Studium“ – in Frage-Antwort-Form angeboten. Damit können Studieninteressierte und Studierende sich jederzeit die für ihre aktuelle Situation relevanten Informationen beschaffen, es entfällt der Aufwand für Anfragen und die Wartezeit auf Antworten. Für die Bediensteten reduziert sich der Aufwand durch weniger bzw. gezieltere Anfragen. Studienanfänger/innen kommen bereits besser informiert an die Universität, Studierende sind während des Studiums besser informiert – dementsprechend gestaltet sich der Universitätsalltag für alle etwas einfacher.

Profitierende

  • Studierende
  • Lehrende
  • Verwaltung

Aufwand

Aufwand war und ist vor allem zeitlicher Art. In der Konzeptionsphase wurde vom Projektleiter mit Studierenden/ÖH, mit verschiedenen administrativen Abteilungen, mit Lehrenden und mit FunktionärInnen (z.B. Studiendekan) Aufbau und Inhalt abgeklärt, um sowohl den Anliegen und Ansprüchen umfassend gerecht zu werden. Die entsprechenden Inhalte mussten zusammengestellt und entsprechend aufbereitet werden. Die Homepage für den Leitfaden musste neu eingerichtet (als Subseite der KUG-Homepage im bestehenden CMS) und befüllt werden. Teile des Leitfadens (bewusst nicht alle!) wurden ins Englische übersetzt (dies wurde teilweise ausgelagert, hierfür entstanden geringe Kosten).
Seit dem Rollout im Herbst 2011 werden einerseits laufend Inhalte aktualisiert, andererseits auch bei Bedarf weitere Inhalte ergänzt. Dementsprechend gibt es auch weiterhin zeitlichen Aufwand dafür.